Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ

НДС

Что такое УПД

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вместо счета-фактуры и передаточного документа можно оформить один универсальный передаточный документ – УПД.

Формы УПД могут использовать любые организации и предприниматели, включая тех, которые не платят НДС. Например, организации, которые перешли на спецрежимы или используют освобождение по статье 145 НК, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов. При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарной накладной;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной;
• накладной на отпуск материалов на сторону;
• акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю сумму НДС.

УПД может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Единственное исключение – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством.

Использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора.

Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии – УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету (письмо ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).

.

.

Форма УПД в 2021 году

Рекомендуемые формы универсального передаточного документа отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. ФНС разработала рекомендованную форму УПД в 2013 году и с тех пор не меняла этот документ (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Но в УПД входит счет-фактура. А счет-фактуру компании должны заполнять по актуальной форме. Поэтому нужно учесть изменения, которые действуют с 1 июля 2021 года.

Напомним, в НК закрепили правила прослеживаемости, которые вступят в силу с 1 июля 2021 года (Закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В связи с этим Правительство обновило формы счетов-фактур. В новой форме вы увидите строку 5а «Документ об отгрузке» и и графу 1 для номера записи (постановление Правительства от 02.04.2021 № 534). 

Применять новые правила заполнения следует независимо от наличия или отсутствия операций с прослеживаемыми товарами. Те, кто не ведет операции с такими товарами, новые реквизиты в счетах-фактурах и НДС-регистрах не заполняют.

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде.

Форма УПД – рекомендованная, поэтому ее можно дополнять. Например, прописать специальные условия сделок.

УПД содержит реквизиты счета-фактуры в черной рамке и первичного документа. Дополняя реквизиты в черной рамке, руководствуйтесь правилами для счетов-фактур. То есть в черную рамку можно вносить только те реквизиты, которые инспекторы разрешают добавлять в счета-фактуры.

Например, в счет-фактуру можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» и таблицей. Разрешают дополнять и саму таблицу – колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Можно вписывать дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера. Главное – не нарушать последовательность обязательных строк и граф.  

Учитывая, что «черная рамка» в УПД – это тот же самый счет-фактура, следуйте этим разъяснениям и при изменении формы УПД. За пределами черной рамки добавляйте любые нужные реквизиты

Для каких операций можно использовать УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав. Причем в одном и том же УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций.

Например, продавец отгружает купленные товары и своими силами монтирует их в помещении покупателя. В такой ситуации в УПД отдельными позициями можно указать стоимость товаров и услуг по установке (письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).

Можно применять УПД и при перевозке грузов, и при оказании услуг по договорам транспортной экспедиции (письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570). При этом в некоторых случаях (например, при доставке товаров) дополнительно может потребоваться транспортная накладная.

Организации вправе использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель отгружает товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;
• строку 2а «Адрес»;
• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
• строку 6 «Покупатель»;
• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

.

.

Как заполнить УПД в 2021 году

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК).

Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны только для счета-фактуры.

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур. То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 НК и приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Проверьте, чтобы форма УПД в вашей учетной программе учитывала изменения в счете-фактуре. Это новая строка 5а для документа на отгрузку и графа 1 для номера записи. Иначе налоговики могут заявить, что счет-фактурная часть не соответствует закону, и отказать покупателю в вычете НДС. Образец заполнения нового бланка УПД смотрите ниже.

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов.

Форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М. П.». Однако он не является обязательным. Если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в том числе комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это возможно, если в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

В УПД ставят свои подписи:

• руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
• сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ или имущественных прав;
• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, – как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Изменения в части НДС для УПД с 1 июля 2021 года

С 1 июля 2021 года электронные счета-фактуры нужно выставлять и получать по новым правилам (приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н). В них закрепили четкий порядок и сроки оформления электронных извещений и уведомлений, которыми продавец, оператор продавца, оператор покупателя и покупатель подтверждают каждый этап прохождения счета-фактуры.

.

.

Как заполнять УПД по прослеживаем товарам

Плательщики и неплательщики НДС, которые ведут операции с прослеживаемыми товарами, оформляют УПД и УКД в электронном виде (п. 1.1, 1.2, 5 и 5.2 ст. 169 НК, п. 2 и 13 Порядка функционирования системы).

Электронные форматы универсальных документов с реквизитами прослеживаемости ФНС утвердила для УПД приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820;

Реквизиты по прослеживаемым товарам в универсальных документах заполняют в том же порядке, как и в счетах-фактурах.

Документы подписывают усиленной квалифицированной ЭЦП и направляют контрагентам через спецоператора связи по ТКС по тем же правилам, как и при выставлении электронных счетов-фактур (подп. 4 п. 13 Порядка функционирования системы).

Есть операции, когда универсальные документы по прослеживаемым товарам можно оформить на бумаге:

• реализация товаров физлицам для нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, или плательщикам налога на профессиональный доход;
• вывоз товаров из России в таможенных процедурах экспорта или реэкспорта;
• вывоз товаров из России в страны ЕАЭС.

В таких случаях самостоятельно дополните бумажные универсальные документы, включив в них новые реквизиты из счетов-фактур (письмо ФНС от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).

Бланк УПД.doc

УПД Образец заполнения.xlsx